Veiledning til Meldingsarkivet

Søk

På denne siden kan du søke etter meldeskjema som er meldt inn etter at nytt personvernlovverk trådte i kraft 20.7.2018.

Valg av status

Vurdert og vurdert DPIA er lagt inn som standardvalg. For å vise eller fjerne visning av en status klikker du på den. Blå statuser er valgte. Hvite vises ikke.

Andre knapper

Antall: Viser antall etter de valgte kriteriene (status og eventuelt dato/tidsrom). Det siste tallet er totalt antall, og det første er antallet som vises på siden. Du må rulle nedover for å laste frem flere.

Kopier tabellen til utklippstavlen: Kopierer alt fra tabellen som er synlig på siden, slik at tabellen kan limes rett inn i et annet dokument/regneark.

Vær oppmerksom på at kun 40 prosjekter vises som standard. Dersom totalt antall overstiger 40, må du rulle nedover på siden for å få opp alle som svarer til kriteriene.

Statuser >>

Under vurdering: Prosjekter som ikke enda har fått en vurdering av NSD.

Her legges prosjekter både med status ‘under utfylling’ som viser til at innmelder må gjøre endringer, og ‘under forhåndsvurdering’ som betyr at vi må gjøre/gjør en ny gjennomgang.

Vurdert: Prosjekt som har fått en vurdering av NSD. Her vises vanlige vurderinger, vurderinger med vilkår og anonyme vurderinger.

Vurdert DPIA: Her vises prosjekter som har fått en personvernkonsekvensvurdering (DPIA) jf. personvernforordningen art. 35.

Avsluttet: Her vises alle prosjekter der innmelder har bekreftet at behandlingen av personopplysninger er avsluttet, det vil si at dataene er slettet eller anonymisert.

Prosjekter forblir under Vurdering eller Vurdering DPIA til vi får en bekreftelse på at data enten er: permanent arkivert eller anonymisert eller slettet.

Anonyme prosjekt flyttes automatisk hit ved dato for prosjektslutt.

Ingen vurdering: Her vises prosjekter som er trukket eller lukket etter innmelding.

Trukket viser til prosjekter som ikke skal gjennomføres, i mens lukkede prosjekter er prosjekt der vi ikke får kontakt med forsker/student. Lukkede prosjekter vises også på avvikssiden.

Kolonner >>

I tabellen over prosjekter kan du legge til og fjerne hvilke kolonner du ønsker å se ved å trykke på knappen Kolonner. De valgte kolonnene vises med blå skrift.

Referanse: Referansekoden til meldeskjemaet. Ved å klikke på referansenummeret, kommer du inn på det enkelte meldeskjema.

Tittel: Prosjektets tittel

Innsendt: Dato for innsending

Avdeling: Viser hvilken underavdeling av institusjonen prosjektet er meldt inn under. Mindre institusjoner har gjerne bare en avdeling.

Ansvarlig: Navn på prosjektansvarlig

Student: Navn på student

Nivå: Hvorvidt det innmeldte prosjektet er et forsker-, master-, bachelor-, årstudium- eller fellesinnmeldt prosjekt.

Status: Viser til hvilken status prosjektet har. Vær oppmerksom på at vurderte prosjekter vises som vurdert selv om det er sendt inn endringsmelding.

Kategorier: Her vises hvilke type personopplysninger som behandles i prosjektet: alminnelige (alm), særlige (sær) og/eller strafferettslige (str).

Antall: Viser til antall registrerte i prosjektet. Vises i intervallene 1–99, 100–999, 1 000–4 999, 5 000–9 999, 10 000–49 999, 50 000–100 000 og 100 000+.

Avvik: Vises her som enten Ja eller nei. For mer detaljer om hva slags avvik trykk på referansenummeret til prosjektet eller gå inn på avvikssiden.

Prosjektslutt: Dato for prosjektslutt viser til oppgitt dato for når behandlingen av personopplysninger til det angitte formålet avsluttes.

Andre tillatelser: Ja/nei. Viser til siden Tillatelser i meldeskjemaet. Her må innmelder krysse av for om det eksempelvis er godkjent av REK, om det er gitt dispensasjon fra taushetsplikt eller om det er lastes opp signert oppdragsdokument i forbindelse med intern kvalitetssikring i helseforetak.

For oversikt over hvilke tillatelser det er snakk om, må du klikke på referansenummeret.

Delt behandlingsansvar: Står tomt dersom institusjonen har behandlingsansvar alene. Dersom det er oppgitt delt ansvar, vil navnet på institusjonen komme opp her.

Overføring tredjeland: Ja/nei. For mer detaljert informasjon om overføringsgrunnlag, må du klikke på referansenummeret.

Statushenvendelser

På siden Statushenvendelser vises alle utsendte statushenvendelser og varsler om ubesvarte statushenvendelser.

Det finnes to typer statushenvendelser.

  • Sluttvurdering blir sendt ut ved oppgitt dato for prosjektslutt.
  • Underveisvurdering blir sendt ut annethvert år i prosjekter med varighet over 3 år.

I statushenvendelsene blir innmelder bedt om å gå igjennom meldeskjemaet for å se om prosjektet er/blir gjennomført i tråd med innmeldingen. Om innmelder returnerer meldeskjemaet uten å gjøre endringer vil det automatisk bli avsluttet (ved slutthenvendelsen) eller videreført uten videre oppfølging (ved underveishenvendelser). Dersom innmelder gjør endringer før han/hun returnerer meldeskjemaet vil det bli returnert til NSD-rådgiver for ny gjennomgang.

  • «Besvart» (grønn prikk): Meldeskjema som enten er bekreftet avsluttet eller vurdert på nytt av oss
  • «Ikke besvart – venter svar» (gul prikk): Statushenvendelser som er sendt ut for under 30 dager siden, og som ikke er besvart.
  • «Ikke besvart – varsel» (rød prikk): Statushenvendelser som ikke er blitt besvart på 30 dager.

Dere kan følge opp statushenvendelser ved å ta kontakt med student/forsker og be dem om å melde fra i meldeskjemaet. Eventuelt kan du som brukeransvarlig ta kontakt med NSD direkte på e-post.

Avvik

På siden Avvik vises alle prosjekter (pågående og avsluttede) der rådgiver har oppdaget et avvik, samt prosjekter der rådgiver ikke har fått tilbakemelding fra innmelder.

Du kan velge type avvik ved å klikke på «Velg avvik». Det kan være følgende typer:

  • Prinsippet om lovlighet, rettferdighet og åpenhet (art. 5 a)
  • Prinsippet om formålsbegrensning (art. 5 b)
  • Prinsippet om dataminimering (art. 5 c)
  • Prinsippet om lagringsbegrensning (art. 5 e)
  • Kravet om lovlig behandlingsgrunnlag (art. 6, 9, 10)
  • Vilkår for samtykke (art. 7)
  • Informasjonsplikten (art. 13 eller 14)
  • Sikkerhet ved behandlingen (art. 32)
  • Personopplysningssikkerheten (art. 33)
  • Rådføringsplikten (personopplysningsloven § 9-11)
  • Kravet om å foreta personvernkonsekvensvurdering (art. 35)
  • Kravet om å foreta forhåndsdrøfting (art. 36)
  • Krav om etisk forhåndsgodkjenning fra REK (helseforskningsloven § 10)
  • Taushetsplikten
  • Kravene ved felles behandlingsansvar (art. 26)
  • Kravene knyttet til bruk av databehandler (art. 28)
  • Kravene ved overføring av personopplysninger til tredjeland og internasjonale organisasjoner (kap. 5)

Se under «Søk» for generell veiledning om tabeller, statuser og kolonner.

Protokoll

Institusjonen har ansvar for å føre protokoll/oversikt over alle behandlingsaktiviteter jf. personvernforordningen art. 30. Protokollen i Meldingsarkivet gir en slik oversikt for behandlinger som er meldt på NSDs meldeskjema etter at nytt lovverk trådte i kraft 20.7.2018.

Protokollen er ment å bidra til å oppfylle institusjonens plikt til å dokumentere behandlinger til forskningsformål. Sammen med en protokoll over institusjonens øvrige behandlinger, eksempelvis til administrative formål, vil dette utgjøre en fullstendig oversikt over behandlinger av personopplysninger ved institusjonen. Ved tilsyn fra Datatilsynet vil en slik oversikt være ett av dokumentasjonskravene.

Protokollen inneholder mange av feltene fra det enkelte meldeskjema, slik som behandlingens formål, utvalg, behandlingsgrunnlag, sluttdato og navn på databehandler eller felles behandlingsansvarlig. Funksjonen kan dermed også brukes til å søke på tvers av meldeskjema.

NB! Legg merke til at protokollen kan vises både horisontalt og vertikalt. Klikk på knappen oppe til høyre for å skifte visning: knapp

Informasjon om det enkelte meldeskjema

Du kommer til denne siden ved å klikke på referansenummeret i tabellene.

meny

Her finner du all informasjon om det enkelte meldeskjema, NSD sin vurdering samt dialog mellom innmelder og NSD.

Registrert: Her finner du dato for opprettelse av meldeskjema samt innmelder og dennes e-postadresse. Det er denne adressen som vil motta varsel ved meldinger eller andre tilbakemeldinger.

Vær oppmerksom på at kun innmelder i utgangspunktet har tilgang på meldeskjemaet. Dersom andre, eksempelvis veileder, skal ha tilgang, må innmelder aktivt invitere vedkommende.

Prosjektansvarlig/student: Disse feltene fylles ut av innmelder, og henger ikke sammen med tilganger eller varsler.

Statushistorikk: Datoene angir når statusen ble endret.

Ikke innsendt: Dato for registrering/opprettelse av meldeskjema.

Under forhåndsvurdering: Meldeskjemaet er sendt inn og under vurdering hos NSD.

Vær oppmerksom på at denne statusen er felles for nytt meldeskjema og endring. Ved endring vil altså status «Vurdert» etterfølges av «Under forhåndsvurdering».

Under utfylling: Meldeskjemaet er sendt i retur til innmelder av NSD, og må bekreftes innsendt på nytt før det kan vurderes.

Vurdert: Meldeskjemaet er ferdigvurdert av NSD.

Vurdert med vilkår: Meldeskjemaet er gitt en forenklet vurdering med vilkår om at informasjonsskrivet revideres og lastes opp på nytt. Dersom innmelder har lastet opp revidert skriv, vil statushistorikken vise først «Vurdert med vilkår», deretter «Under forhåndsvurdering» og til slutt «Vurdert med vilkår» igjen.

Vurdert DPIA: Meldeskjemaet er gitt en mer omfattende vurdering av personvernkonsekvenser (DPIA) jf. personvernforordningen art. 35. Status endres til «Vurdert DPIA» først når innmelder har lastet opp DPIA godkjent/signert av institusjonen i meldeskjemaet.

Avsluttet: Behandlingen av personopplysninger er avsluttet, ved at opplysningene er slettet, anonymisert eller arkivert på ubestemt tid.

Lukket: Meldeskjemaet er lukket av NSD grunnet manglende tilbakemelding fra innmelder.

Trukket: Innmelder har trukket meldeskjemaet.

 

Sist endret: 16-10-2019

© NSD - Norsk senter for forskningsdata • Kontakt NSDPersonvern og informasjonskapsler (cookies)