Meld endringer

Hvis du foretar endringer i prosjektet ditt som kan få følger for vurderingen av om prosjektet innfrir kravene i personvernlovgivingen, må du melde om endringen.

Endringer i forbindelse med koronautbruddet

På grunn av det pågående koronautbruddet kan det være aktuelt for flere å gjøre endringer i sine pågående prosjekt. Her er en liste over endringer som kan gjøres, og når det er behov for å melde endring til NSD.

Vi minner om at du skal forholde deg til din institusjon sine retningslinjer. Endringene du gjør, må være i tråd med disse. Studenter skal avklare med veileder eller emneansvarlig.

Det er opp til institusjonene å ha overordnede databehandleravtaler med de databehandlerne de bruker ved sin institusjon.

  • Intervju over digitale plattformer, som for eksempel Skype for business og Zoom, er en mulighet, spesielt hvis personvernulempen* i prosjektet er lav. Den digitale plattformen regnes som databehandler, og du må oppdatere meldeskjemaet og sende det inn på nytt.
  • Telefonintervju kan også være en god løsning, særlig for prosjekt med høyere personvernulempe. Du trenger ikke å sende inn endringsmelding dersom du går over til telefonintervju, men du bør sende en melding om dette i meldingsdialogen.
  • Dersom man endrer fra papirbasert spørreundersøkelse til elektronisk undersøkelse medfører dette sannsynligvis at man vil benytte seg av en ekstern spørreskjemaleverandør (for eksempel QuestBack, SurveyXact, SurveyMonkey og lignende). Spørreskjemaleverandøren regnes som en databehandler, og meldeskjemaet må oppdateres slik at bruk av databehandler fremgår.
  • Datainnsamling over epost er mulig. Dersom det skal registreres særlige kategorier av personopplysninger, eller andre sensitive opplysninger, bør eposten krypteres. Vi anbefaler at du bruker institusjonen sin epost, ikke private eposter. Du trenger ikke å sende inn meldeskjema på nytt, men bør oppgi at epost skal brukes i meldingsdialogen.
  • Utvidelse av prosjektperioden skal meldes til NSD ved at meldeskjema oppdateres. For kortere utvidelser på noen måneder er det i utgangspunktet ikke nødvendig å gi ny informasjon til utvalget. Dersom utsettelsen blir mer langvarig må dere vurdere muligheten for å gi ny informasjon. Vi anbefaler at det settes en romslig prosjektslutt.
  • Hvis det skal gjøres endringer i hvor eller hvordan opplysningene skal behandles, bør deltakerne få informasjon om dette, og meldeskjema må oppdateres deretter.

*Les mer om hva lav personvernulempe er nederst i denne artikkelen >>

Hvilke endringer skal meldes?

Eksempel på endringer som kan få følger for personvernvurderingen, og som skal meldes er:

  • dato for prosjektslutt/anonymisering
  • endring av utvalg som har innvirkning på kriterier for samtykke (f.eks. hvis det blir aktuelt å inkludere barn eller personer med redusert samtykkekompetanse)
  • endring av typer data (spesielt dersom det er snakk om innhenting av særlige kategorier av personopplysninger)
  • tilføying av metoder/datakilder som innebærer behandling av personopplysninger (husk å vedlegge informasjonsskriv samt intervjuguide, spørreskjema eller liknende)
  • endring av prosjektansvarlig (krever bekreftelse fra tidligere og ny ansvarlig)
  • endring av behandlingsansvarlig institusjon (krever bekreftelse fra minst instituttleder ved tidligere og ny behandlingsansvarlig)

For at vi skal kunne vurdere endringen, er det viktig at all relevant dokumentasjon vedlegges endringsmeldingen.

Hvilke endringer skal ikke meldes?

Eksempler på endringer som ikke får følger for personvernvurderingen, og som det ikke er nødvendig å melde kan være:

  • endring av tittel
  • mindre endringer av antall informanter
  • ubetydelig endringer av utvalget eller utforming av spørsmål

Hvordan melde endringen

Prosjekt vurdert etter 20.7.2018 (sekssifret referansenummer):

Logg deg inn via Min side og legg endringen(e) inn i selve meldeskjemaet.

Endringene må beskrives under Tilleggsopplysninger eller i meldingsdialogen.

Du kan ikke iverksette endringene før du har fått svar fra oss.

Prosjekt vurdert før 20.7.2018 (fem- eller firesifret referansenummer):

Dersom det skjer endringer prosjekter som er vurdert under tidligere lovverk, må disse meldes på nytt meldeskjema.

Når du melder prosjektet, må du under Tilleggsopplysninger opplyse om: 

  • Nåværende prosjektnummer.
  • At prosjektet meldes på nytt på grunn av endring i prosjektet/utvidelse av prosjektperioden.

Er du i tvil?

Kontakt oss, så hjelper vi deg:

 

Sist endret: 25-03-2020

© NSD - Norsk senter for forskningsdata • Kontakt NSDPersonvern og informasjonskapsler (cookies)